Bestuur en Ondersteuning

Bestuur en Ondersteuning

De lasten en baten van het programma zijn hieronder weergegeven.

Toelichting

Vrijval voorziening groot onderhoud beheerplan gebouwen
Vanuit de voormalige gemeenten zijn er diverse voorzieningen gevormd om de lasten van (groot) onderhoud van diverse kapitaalgoederen over een aantal jaren te egaliseren. Deze voorzieningen zijn ingesteld op basis van een beheerplan van het betreffende kapitaalgoed. Dit beheerplan moet actueel zijn en er moet een directe relatie zijn tussen de financiële onderbouwing van het beheerplan en de omvang van de voorziening. Vanwege de fusie zijn we bezig met het harmoniseren van de diverse beheerplannen. Dit betekent dat we voor de onderbouwing van de huidige voorzieningen nog gebruik maken van de oude beheerplannen. De BBV schrijft voor dat in deze gevallen de voorzieningen per 31-12-2019 moeten vrijvallen ten gunste van het resultaat. Omdat de gelden wel beschikbaar moeten blijven voor de onderhoudskosten, stellen we voor om via de resultaatbestemming, de vrijgevallen gelden te storten in een bestemmingsreserve. Na vaststelling van de nieuwe beheerplannen worden de gelden vanuit de reserve weer gestort in de betreffende voorziening.
In Programma 1 betreft dit de vrijval van het saldo in de voorziening voor de gebouwen Kuipershof 2 en 4.

Vergoeding raads- en commissieleden
Bij de raads- en commissieleden is er sprake van ongeveer 51.000 euro aan hogere lasten. Voor 3.000 euro wordt dit veroorzaakt door hogere presentiegelden voor de burgerleden en het restant wordt veroorzaakt door de vergoedingen die zijn verstrekt op basis van de nieuw vastgestelde Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2019 door de raad op 26 november 2019.

Accountantskosten
In 2019 hebben we 91.500 euro uitgegeven aan accountantskosten, waarvan 36.500 euro controlekosten over het jaar 2018 betrof. De controle over het boekjaar 2019 wordt in de eerste helft van 2020 afgerond. Ten opzichte van de begroting ontstaat daardoor een voordeel van 67.670 euro. Wij verwachten voor de controle over het boekjaar 2019 in 2020 nog minimaal 65.000 euro te moeten betalen. Omdat we in het dekkingsplan van de begroting 2020 het budget voor de controlekosten vanaf 2020 verlaagd hebben, is dit niet toereikend.
Daarom stellen we voor het restantbudget van 67.670 euro over 2019 over te hevelen naar 2020.

Wethouderspensioenen
Het tekort van 781.000 euro wordt vooral veroorzaakt doordat er aanzienlijke extra stortingen hebben plaatsgevonden voor de voormalige wethouders. Deze stortingen worden veroorzaakt door de lage rekenrente waarmee moet worden gerekend en de toegenomen levensverwachtingen. De extra lasten bestaan uit de volgende onderdelen:

De extra lasten voor voormalig Lingewaal zijn relatief laag omdat er alleen een (spaar)voorziening is voor de op 31 december 2018 in dienst zijnde wethouders. De pensioenlasten voor de overige wethouders zijn in de exploitatie opgenomen, waardoor hier geen voorziening aanwezig hoeft te zijn.
Voor de begroting 2021 zal op basis van de Nota reserves en Voorzieningen geharmoniseerd worden en de financiële effecten inzichtelijk worden gemaakt.

Regio Rivierenland
Het betreft hier een afrekening van 45.000 euro over 2018, welke na het vaststellen van de jaarrekening 2018 bekend is geworden. Het gaat hierbij om een btw bedrag van 28.000 euro die niet in de jaarrekening 2018 van Lingewaal was opgenomen en een lagere uitkering van het resultaat 2018 aan de deelnemende gemeenten.

Basisadministratie persoonsgegevens
Dit jaar zijn de kosten (incidenteel) sterk achtergebleven ten opzichte van de ramingen. Van het geraamde budget van 36.000 euro is ruim 32.000 euro (nog) niet besteed. Vooralsnog wordt dit voordeel als incidenteel aangemerkt, omdat er nog geen referentiekader is.

Producten burgerzaken
Door onder andere een toename van het aantal werkzaamheden voor de burgerlijke stand alsook voor reisdocumenten en tariefaanpassingen is er een voordeel op dit onderdeel. Vooralsnog wordt dit voordeel als incidenteel aangemerkt, omdat er nog geen referentiekader is.

Overheadkosten
Bij de overheadkosten is er sprake van een voordeel van 340.000 euro. Dit voordeel bestaat uit de volgende onderdelen:

Onderhoud voormalig gemeentehuis Lingewaal
De kosten van onderhoud van dit kantoorpand laten een financiële meevaller zien van ongeveer  108.000 euro. Dit komt vooral doordat wij geen planmatig onderhoud meer hebben uitgevoerd. Dit vanwege het feit dat we de verkoop van het voormalige gemeentehuis in Asperen voorbereiden. Deze lagere uitgaven leiden bij programma 10 overigens tot een nadeel doordat er minder onderhoudslasten uit de onderhoudsvoorziening worden onttrokken.

Kantoorkosten
De kosten van drukwerk en portokosten vallen eveneens lager uit. De besparing van ongeveer 52.000 euro is grotendeels toe te schrijven aan de gemeentelijke samenvoeging. Minder portokosten als gevolg van minder verstuurde gemeentelijke correspondentie, verdergaande digitalisering en minder kopieerkosten zijn hier debet aan. Op andere onderdelen is er nog een onderuitputting van 11.000 euro. De inschatting is dat het budget structureel met 26.000 euro verlaagd kan worden.

Werkkostenregeling:
Van de fiscus mogen wij bepaalde onkosten tot 1,2 procent van de loonsom belastingvrij vergoeden aan het bestuur en de medewerkers. Van de onkosten die boven de drempel van 1,2 procent uitkomen betalen we 80 procent belasting.  In het verleden is gebleken dat de drempel van 1,2 procent erg laag is en dat extra kosten jaarlijks voorkomen. De drie oude gemeenten hebben hiervoor een budget opgenomen in hun begrotingen. Deze budgetten zijn samengevoegd tot het huidige budget van ruim 195.000 euro.
Een groot onderdeel van de extra kosten zijn de vergoedingen aan het bestuur. Elke gemeente heeft hiermee te maken. De verhouding totale loonsom versus onkostenvergoeding bestuur valt bij een kleinere gemeente nadeliger uit dan bij een grotere gemeente. West Betuwe heeft hierdoor een voordeel ten opzichte van de drie oude gemeenten. Het voordeel is ruim 148.000 euro. De werkkostenregeling is een open einde regeling, de uitgaven verschillen elk jaar. We hebben nog weinig ervaringscijfers maar we verwachten dat circa 130.000 euro hiervan structureel is.

Cursussen en conferenties
In het jaar 2019 zat veel tijd en energie in het vormen van de nieuwe teams en met elkaar ontdekken wat er nodig is om de teams te kunnen door ontwikkelen. Daardoor is er over de gehele linie in 2019 minder tijd geïnvesteerd in functionele en ontwikkelgerichte opleidingen. Dit met uitzondering van het Publieke Domein en het Sociale Domein omdat in deze domeinen veel nieuwe medewerkers zijn gestart waarvoor aanvullende opleidingen en trainingen noodzakelijk waren. In de tweede helft van 2019 starten we met het opstellen van een organisatie ontwikkelplan dat in 2020 en volgende mede richting moet geven aan een organisatie breed en individueel opleidingsplan. Het voordeel voor 2019 van 178.000 euro valt incidenteel vrij.

Communicatie en voorlichting
Als gevolg van lagere kosten voor drukwerk, advertentiekosten, vallen de (externe) kosten voor communicatie en voorlichting in 2019 circa 33.000 euro lager uit. Dit structurele voordeel is vanaf 2020 meegenomen bij de ombuigingsoperatie.

Interne kwaliteitszorg
Bij de interne kwaliteitszorg is er sprake van de volgende (incidentele) voordelen:

ICT
Voor de toekomstige uitgaven in de ICT omgeving (vervanging van apparatuur infrastructuur en software) is bij de voormalige gemeente Geldermalsen een reserve ingesteld om de lasten van de investeringen te kunnen dekken. Deze reserve is overgegaan naar West Betuwe (saldo van de reserve op 1-1-2019: 1.160.452 euro). De gemeenten Neerijnen en Lingewaal beschikten niet over een soortgelijke reserve; deze gemeenten hadden stelposten in de exploitatie opgenomen.

In 2019 is de ICT omgeving verder geharmoniseerd en hiervoor zijn eenmalige kosten gemaakt.
Omdat de kosten van de uitwerking van de harmonisatie bestaan uit diverse soorten kosten (gelijkschakeling van licenties, inzet van personeel en uitgaven aan infrastructuur) en de budgetten voor de dekking zowel uit de exploitatie als ook uit de bestemmingsreserve komt zijn er in 2019 geen aanpassingen op de exploitatiebegroting van West Betuwe aan de raad aangeboden.

In 2019 is er per saldo door de harmonisatie 322.256 euro meer uitgegeven aan ICT gerelateerde kosten. Deze meerkosten willen we bij de resultaatbestemming 2019 onttrekken aan de Bestemmingsreserve dekking afschrijvingslasten ICT.